當老闆要你一次發送信件給很多人時你要怎麼辦?當要改信件上不同的編號及姓名時你又要怎麼做呢?Mail merge(合併列印)看似是辦公室的普通技能,然而,很多職場新鮮人卻不一定知道。今天就讓我們教你吧!

Mail Merge是指一份文件的內容你要同時間分發給多人,但文件中你要更改少量個人資料比如學生姓名,學生編號等。在整合文件/信件是非常的有用及增加效率的,多是用於入讀通知信或公司內部信件等。

比如這一封信需要大量發給學生,信件的格式一樣,但學生姓名及學生編號不同。

上圖就是要輸入的資料,儲存這個需要的檔案,要記得檔案儲存到哪裡,因為等一下就會用到。

(第一步),點擊郵件,選取啟動合併列印,再點擊逐步合併列印精靈。

(第二步),選擇郵件,再點擊「下一步」一直直至到達「第三步」。

(第三步),點撃選取不同清單。

(第四步),點擊選取不同清單會出現以上的畫面,之後你要到之前儲存Excel檔的地方取回它。

(第五步),開啟早前儲存的Excel檔案。

(第六步),先點擊編輯收件者清單,然後會出現以上畫面。選取自己需要的人名(因為有時不是所有人的資料都要輸入),然後再按確定。

之後再按下一步,其後可以一直按「下一步」直至到達「第三步」。

(第七步),按郵件。

(第八步)再按插入合位併欄位,之後再點擊「學生姓名」(即使你再要輸入的其中一項資料)

(第九步),按第二個你要合併的資料;「學生編號」

(第十步),確定自己已順利插入要合併的資料欄位後,便可以再按下一步。

(第十一步),之後便可以按右上角的預覽列印

(第十二步),可以逐一檢查每一份文份有沒有出現不同格式錯誤。

(第十三步),可以逐一檢查每一份文份有沒有出現不同格式錯誤。

(第十四步),可以逐一檢查每一份文份有沒有出現不同格式錯誤,確定沒有出錯之後再按下一步。

(第十五步),按編輯個別信件。

(第十六步),選擇全部,再按確定。

(第十七步),你可以獲得一份全新另存的文件,這並不會改變你原有的文件。

完!是不是很簡單呢~

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